Cualquier empresa, pero especialmente las industriales, tecnológicas e innovadoras, pueden ver peligrar todo su negocio si se ven obligadas a un parón en seco.

Un plan de continuidad del negocio es un plan logístico y práctico de cómo una organización debe recuperar y restaurar sus funciones críticas parcial o totalmente interrumpidas después de un acontecimeinto no deseado o un desastre. Debe garantizar el mantenimiento de las actividades esenciales para que el negocio no se desmorone, pero asegurando la protección de la salud de los trabajadores, colaboradores y clientes, así como de las instalaciones.

En el caso del riesgo por COVID19, el plan de continuidad debe tener en cuenta el grado de interacción pública de la actividad de la empresa, el nivel de contacto físico requerido, si aglutina empleados o clientes en grandes espacios cerrados (como industrias o laboratorios de ingeniería) y las características de los espacios profesionales.

El confinamiento ya fue algo inesperado para todos o para la mayoría y sorprendió a muchos fuera de juego. No podemos permitirnos que nos vuelva a pasar. Es fundamental diseñar con antelación protocolos de actuación para todos los escenarios posibles.

Este artículo de la consultora McKinsey aconseja definir protocolos para la reincoporación, el puesto de trabajo, los viajes, los desplazamientos a la oficina, el uso de espacios comunes y la infección, en caso de que la haya, y también ofrece algunas sugerencias y ejemplos para cada una de estas situaciones. Las medidas serán más o menos intensas en cada una de estas etapas en función del tipo de negocio.

Es importante analizar las diferentes probabilidades y escenarios posibles y establecer pautas y normas claras de actuación para todos los trabajadores en cada uno de ellos.

El entorno de trabajo difiere mucho de un sector a otro, por lo que no hay fórmulas mágicas que sirvan para todos y siempre hay que estudiar la especifidad de cada negocio.

La principal medida para reducir el riesgo es obviamente mantener el teletrabajo en la medida de lo posible hasta que la pandemia esté controlada, sobre todo en aquellos negocios o puestos de trabajo que así lo permitan. Una vez llega la hora de reincorporarse, estos son algunos aspectos a tener en cuenta:

• Tests y control de síntomas: existe la posibilidad de hacer tests de anticuerpos a todos los empleados para comprobar si están infectados por el coronavirus o han pasado ya la enfermedad, aunque es una opción con un coste elevado. Algunas empresas han optado por otras formas de evaluación de posibles síntomas para detectar empleados de alto riesgo y prohibirles acudir a la oficina, como cuestionarios diarios, telemáticos o en una aplicación interna, antes de desplazarse a la oficina. También existen dispositivos que permiten medir, sin contacto físico, la temperatura del empleado cuando llega al lugar de trabajo.
• Entrada y salida escalonadas: en empresas con plantillas muy numerosas que coinciden en accesos y salidas a las zonas de trabajo, puede ser una buena opción establecer turnos con horarios diferentes para evitar aglomeraciones.
• Extremar la limpieza y desinfección de los espacios de trabajo.
• Equipos de protección para los empleados adecuados a su puesto y condiciones de trabajo: mamparas, mascarillas, gel hidroalcohólico, guantes… con instrucciones precisas de uso.
• Señalética para recordar las nuevas normas de seguridad, sobre todo en los puntos clave como salas de reuniones.
• Rediseño del espacio de trabajo para cumplir con las recomendaciones de seguridad (distancia entre puestos, mamparas…)
• División de la plantilla en equipos de trabajo, de forma que existan equipos independientes que puedan realizar las tareas en caso de que un miembro de alguno de esos equipos resulte infectado.
• Limitación de uso y especial vigilancia de cumplimiento de las normas en zonas comunes, como salas de reuniones, comedores y office, áreas de descanso, aseos…

Pese a todas las medidas y precauciones, somos conscientes de, aunque nos ayudan a estar mejor preparados y reaccionar mejor, el riesgo cero no existe. Cualquier empleado puede resultar infectado en la propia oficina o en su entorno personal y, llegado este momento, es fundamental mantener la calma y proceder también según lo previsto.

Nada de decisiones improvisadas fruto del pánico. Es fundamental comunicar a todos los niveles de la empresa cuáles son las pautas de actuación en caso de infección por el SARS CoV-2: acudir al médico, adoptar las medidas de aislamiento y seguridad, avisar al entorno…

Un aspecto clave para limitar el riesgo del foco es la trazabilidad o capacidad de identificar rápidamente el rastreo de contactos que ha tenido el infectado. La medida citada en el apartado anterior de equipos de trabajo independientes puede ayudar en este sentido, ya que se puede poner en cuarentena a un equipo mientras el resto continúa trabajando.

También es importante establecer los hitos para la reincorporación de una persona afectada, por ejemplo, algunas empresas piden varias pruebas de PCR negativa, o bien pruebas de anticuerpos en las que la IgM sea ya reducida y la IgG alta, otras un periodo de autoaislamiento de al menos 2 semanas. Este tipo de protocolos deben fijarse con asesoramiento médico o de una empresa de prevención de riesgos laborales, como en el caso de CTA hemos hecho con Previlabor.

Todos estos consejos y prevenciones son muy útiles, pero de poca efectividad si no se implica a los empleados de manera activa, comprometida y con convencimiento. Para ello, lo mejor es un plan de concienciación y formación de los empleados, que incluya información sobre el coronavirus SARS-CoV-2 y la enfermedad de la COVID19, la importancia del cumplimiento de las medidas de seguridad y prevención y pautas claras de actuación en cada momento.

La mayoría de las empresas están pidiendo a sus empleados que realicen un curso online de información sobre el coronavirus, pero también es importante comunicarles las medidas adoptadas desde la dirección y sus responsables directos mediante llamadas, reuniones virtuales, correos informativos, mensajes en la intranet o vídeos explicativos.

Un aspecto importante a tener en cuenta es ayudar a los empleados a cuidar no sólo se su seguridad y salud física, sino también de su bienestar y salud mental, una faceta que se ha visto puesto a prueba durante la etapa del confinamiento en diferentes niveles: carga de responsabilidades familiares, familiares enfermos, encerramiento en el domicilio, pérdida del límite entre el tiempo y espacio de trabajo y el personal…

Desde CTA, queremos transmitir mucho ánimo a las empresas y entidades innovadoras de nuestro entorno. Su papel es crucial en la reactivación de la economía y la vuelta a la normalidad porque la innovación y la tecnología son ahora más necesarias que nunca.

¿Qué medidas está implantando tu empresa? ¿quieres compartir vuestra experiencia?